Los servicios de externalización de marketing han evolucionado de tal modo en los últimos años que cada vez son más las empresas que se plantean recurrir de una forma u otra a este tipo de servicios.

Pero si la duda sobre externalizar o no el departamento de marketing digital es la primera que siempre se plantea cualquier CMO, el momento de dar el paso y empezar a delegar tareas también es decisivo.

Porque, aunque tengas claro que hay ciertas tareas de marketing digital que puedes delegar, a veces es difícil saber cuándo empezar a externalizar efectivamente esas responsabilidades.

Para ayudarte a tomar esta decisión, he escrito este artículo en el que te muestro algunas pistas e indicios que debes tener en cuenta.

Principales señales de que debes externalizar el marketing digital de tu negocio

Es relativamente habitual en muchas empresas —sobre todo cuando estas son pequeñas—, que tanto empleados como directivos hagan prácticamente de todo.

Pero conforme va aumentando el volumen de negocio, es necesario empezar a distribuir las tareas en función de los distintos perfiles profesionales que se van contratando.

Lo lógico sería que tuvieses muy bien definido cuál es el core business de tu negocio, antes de empezar a contratar empleados sin ton ni son.

Y en una fase posterior debes plantearte cuál va a ser el modelo de organización sobre el que se va a articular la actividad.

Será entonces cuando asignes las labores propias del departamento de marketing.

Respecto a este tema, lo normal es que haya un CMO que se encargue de trazar la estrategia principal de marketing y de controlar el presupuesto.

Y este directivo también será el que tome la decisión de empezar con la externalizar o outsourcing del marketing online.

Los indicios a los que debes estar atento para saber cuándo comenzar el proceso de externalización pueden ser los siguientes:

  • Cuando el tiempo no te llega para todo: es la señal de que debes empezar a externalizar. Si sientes que no puedes hacer tu trabajo porque estás todo el día gestionando cosas que no tienen relación con tu core business, es que ha llegado el momento de externalizar.
  • Cuando las tareas urgentes e importantes no tienen nada que ver con tu labor en la empresa: si, por ejemplo, eres experto en logística y tienes la responsabilidad de optimizar los procesos logísticos de tu negocio, pero nunca entras de lleno en ese tema porque te pasas todo el tiempo implementando campañas de Facebook Ads, es una señal clara de que llega el momento de externalizar esa parte del trabajo, para que tú puedas centrarte en lo que de verdad eres bueno.
  • Cuando tu negocio se ha estancado porque necesitas soluciones muy especializadas y tú no tienes ni los conocimientos ni el tiempo para dedicarte a ello: en muchas empresas es habitual formar a algún empleado en un área de marketing online en el que no cuentan con especialistas. Pero esta opción siempre será peor que externalizar la tarea contando directamente con un profesional especializado (freelance o de agencia).
  • Cuando las tareas de marketing digital no requieren de mucha dedicación: si cuentas con alguien en plantilla pero no puedes asignarle la suficiente carga de trabajo, es evidente que ese puesto de trabajo sobra. Es mucho mejor subcontratar a una agencia externa o a un freelance conforme vayan surgiendo necesidades puntuales.
  • Cuando no tienes tiempo de reclutar o formar a los perfiles especializados: si empieza a ser necesaria una persona que se encargue del marketing digital, pero no encuentras el hueco para hacer un proceso de selección adecuado, ni tienes capacidad para formar in company a alguien, lo mejor es externalizar esas labores.
  • Cuando el departamento de marketing empieza a crecer demasiado: hay empresas que no pueden escalar el departamento de marketing conforme el negocio va creciendo y las necesidades van aumentando. En esos casos, es mejor tomar la decisión de prescindir de un departamento de marketing digital muy potente, para externalizarlo a través de agencias, consultoras y freelances.
  • Cuando hay que hacer grandes inversiones tecnológicas: tal vez tu empresa ha ido creciendo a lo largo del tiempo. Estos altos crecimientos suelen conllevar la necesidad de mayores inversiones en herramientas y aplicaciones caras (CRM más complejos, gestión de leads, herramientas de SEO…), con lo que puede ser el mejor momento para empezar a externalizar el marketing online y así evitar esa inversión en aplicaciones y tecnología.

Recomendaciones para llevar a cabo una externalización exitosa

Si has leído el epígrafe anterior, sabrás cuándo hay que iniciar el proceso de externalización del departamento de marketing.

Pero también necesitas saber cómo gestionarlo, ya que el outsourcing implementado a lo loco puede terminar siendo un fracaso.

Estas son algunas de las recomendaciones más importantes:

Selecciona con criterio a los proveedores externos

Ya sé que has recurrido a la externalización en gran parte porque no tienes tiempo para crear un departamento propio dentro de tu empresa.

Pero debes dedicarle a esta gestión un mínimo de tiempo y comparar bien las distintas ofertas y servicios que te ofrece cada proveedor.

Esa es la mejor forma de no meter la pata.

Crea un manual de procesos

El manual de procesos de tu empresa es la mejor forma de recoger en un único documento todo el know how de la misma.

Con ese manual de procesos, te será mucho más fácil que un nuevo proveedor se incorpore a tu equipo sin que tengas que estar todo el rato pendiente de él.

Y no solo eso, ya que también lo puedes utilizar como guía de bienvenida para nuevos empleados y como fuente de resolución de dudas (lo cual te evitará muchas pérdidas de tiempo en la gestión del día a día).

Exige también a tu proveedor externo un manual de gestión

Cuando externalices el marketing digital, debes saber cómo van a gestionar tus nuevos suministradores ese trabajo sobre el que tú vas a delegar.

Recuerda que tú no puedes estar todo el rato encima de tus proveedores, así que lo mejor es que sepas de qué forma trabajan y establezcáis un procedimiento de trabajo consensuado con ellos.

Puede figurar en el propio contrato de prestación de servicios o en otro documento. Pero siempre conviene tener estos temas por escrito.

Debes ser exigente, pero no te conviertas en un cliente tóxico

Si no aguantas determinadas cosas de tus clientes, no te conviertas tú en el peor cliente de tu proveedor externo.

Con esto quiero decir que debes exigir resultados, pero no te pases con tus exigencias, ya que lo más probable es que tu suministrador se harte y deje de trabajar contigo.

La comunicación lo es todo

Tienes que mantener siempre abiertos los canales de comunicación con tus proveedores, para que puedan mejorar las cosas que no se terminan de hacer como a ti te gustan.

Si cada vez que quieres darle una sugerencia a tu proveedor es imposible contactar con él, tarde o temprano terminaréis teniendo problemas.

Y esto también ocurre en el sentido contrario: si tu agencia de marketing externo tiene que consultar algo contigo y tú nunca estás disponible —o tardas mucho en dar feedback—, el trabajo se resentirá y los resultados estarán por debajo de lo esperado.

Y lo peor de todo es que será solo responsabilidad tuya, ya que ellos han hecho su parte del trabajo y eres tú el que no has actuado como deberías.

¿Necesitas ayuda para externalizar el marketing de tu empresa?

Si llevas tiempo dándole vueltas a eso del outsourcing, analiza bien la situación de tu empresa y pregúntate si en ella se dan algunas de las señales que hemos comentado antes.

Si hay aspectos que crees que no puedes abarcar, lo más probable es que sea el momento perfecto para iniciar el proceso de externalización. Así que apóyate en agencias o freelances para cubrir todo lo que te hace falta.

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Borja Ferrer

Autor Borja Ferrer

Especialista en Inbound Marketing haciendo despegar proyectos en República Coconut.