La organización en las empresas está evolucionando a marchas forzadas.

Gracias a las nuevas tecnologías, ahora es posible gestionar proyectos más complejos de un modo remoto, interactivo y colaborativo.

Estas tendencias nos muestran que se puede trabajar en equipo y empujar todos en la misma dirección, incluso aunque un trabajador esté en Madrid, otro en Sidney, uno más en su pueblo de Castilla-La Mancha y otro en Bali.

El trabajo en remoto no es el único fenómeno, ya que ese modelo colaborativo puede también contemplar que algunos de los perfiles que intervienen en el proyecto no estén en plantilla y simplemente sean profesionales freelance con los que se colabora de un modo puntual.

De hecho, gracias a la externalización de muchos de los servicios, ahora es posible que una organización pequeña pueda encarar proyectos grandes y complejos, para los que hace falta mucho talento.

Por otra parte —como vas a ver en este artículo—, la externalización no solo se lleva a cabo contratando a profesionales freelance, sino que también son muchas las agencias y empresas de todo tipo que pueden responsabilizarse de esta clase de tareas externalizadas de un modo solvente y profesional.

Definición de outsourcing

Outsourcing es externalizar en alguien de fuera una tarea que tu empresa no puede hacer de un modo completamente profesional.

Imagina, por ejemplo, que un cliente te contrata para que le produzcas un vídeo promocional para su empresa.

Tú dispones del equipo técnico adecuado y de profesionales que pueden grabar y editar el vídeo.

Pero el cliente quiere que, en un momento dado, aparezcan unas imágenes renderizadas en 3D.

El problema es que en tu equipo no hay nadie que sepa hacer ese tipo de tareas. Y no te compensa contratar a alguien con conocimientos adecuados porque se trata de un trabajo que casi nunca te piden.

En ese caso, lo mejor es recurrir a un profesional externo que te elaborará las imágenes que tú le pidas y que te cobrará unos honorarios por hacer ese trabajo, sin que exista más compromiso por su parte.

El outsourcing en marketing no es tan negativo como lo pintan

Sin embargo, la percepción social del outsourcing está algo devaluada, porque mucha gente ha identificado erróneamente la externalización con la deslocalización salvaje de centros de negocio y de actividades completas, con el objetivo de rebajar costes al máximo.

De hecho, algunas grandes multinacionales han hecho del outsourcing una práctica habitual que usan sobre todo para cerrar fábricas y trasladarse a otros lugares con la mano de obra más barata, o externalizando toda la actividad de la empresa a cambio de pagar poco y mal a las empresas subcontratadas.

Sin embargo, esta connotación negativa poco tiene que ver con la realidad del outsourcing bien gestionado.

En empresas de marketing digital, la externalización debe emplearse como una opción para generar más valor.

Es más: para hacer outsourcing en marketing digital hay que entender que el proveedor externo en el que vas a delegar se va a convertir en un partner de vital importancia, que tiene que estar en sintonía con la estrategia principal de tu negocio.

De lo contrario, el riesgo de fracaso es muy elevado.

Principales áreas en las que es posible el outsourcing en marketing digital

A la hora de externalizar el marketing digital, puedes delegar en colaboradores (freelances, agencias o consultoras) tareas para las que no cuentas con personal adecuado o que no forman parte de tu core business.

Esta externalización se debe hacer conforme a un plan de acción consensuado entre el proveedor externo y tu empresa. Y siempre debe estar en línea con tu estrategia general.

Estas son las áreas más habituales para hacer outsourcing:

Publicidad: es el ámbito de externalización de marketing más habitual. Los grandes departamentos de marketing han confiado siempre en agencias de publicidad externas para elaborar sus campañas publicitarias. Esto es así porque los grandes profesionales creativos se encuentran en las agencias de publicidad. Por otra parte, ahora que cada vez más empresas se anuncian online, muchas agencias han creado departamentos específicos de publicidad digital.

Organización de eventos: es muy habitual que en este tipo de ámbitos también se confíe en expertos que pueden organizar un evento con mucha más profesionalidad que un empleado en plantilla (debido a su falta de experiencia y de medios).

Contenidos y copywriting: aunque algunos departamentos de marketing prefieren tener a un copywriter en plantilla —que se encargue del marketing de contenidos y de la comunicación de la empresa—, también es muy habitual recurrir a profesionales freelance o a agencias cuando las necesidades son solo puntuales.

Estrategia: cada vez son más las empresas que recurren a agencias para implementar estrategias de inbound marketing o cualquier otro tipo de estrategias relacionadas con el marketing digital, como recurren a nosotros muchos clientes para poder dar servicio de manera efectiva.

Diseño: si tu negocio necesita realizar materiales publicitarios o quieres cambiar la página web, siempre es más cómodo que cuentes con una agencia externa que se encargue de esas tareas.

Social Media: cada vez son más las empresas que externalizan todo lo que tiene que ver con el social media. Prefieren que sea un profesional de fuera el que se encargue de gestionar la comunidad y las publicaciones en las redes sociales.

Ventajas del outsourcing en marketing digital

Son muchas las posibilidades a la hora de externalizar algunos servicios accesorios, que son necesarios pero que no forman parte de tu core business.

Aunque mucha gente piensa solo en delegar las tareas menos agradables, lo lógico sería analizar primero cuáles son las actividades básicas y fundamentales de la empresa y desentenderse de las que no lo son.

Por ejemplo: si eres el CMO de una empresa de software, tu misión no es revisar las estadísticas y controlar el impacto de cada tweet individual que publica tu empresa.

Lo que tienes que hacer es centrarte en la estrategia general de marketing de tu negocio y coordinar a los profesionales externos que te están ayudando con el social media o con la publicidad de tu empresa.

De hecho, cada uno de esos partners externos habrán implementado su propia estrategia y planes de acción, en función de tus objetivos y de las directrices emanadas de tu plan general de marketing.

De ese modo, toda la actividad externalizada estará en sintonía con tu estrategia general.

Las ventajas de implementar una externalización de marketing digital son numerosas:

1.- Rentabilidad y ahorro

En lugar de estar pagándole todos los meses un sueldo a los profesionales que puedes necesitar en un futuro, tan solo tienes que pagar los honorarios de los profesionales y agencias cuando realmente les necesitas.

Esto quiere decir que no tiene sentido estar pagándole un sueldo a un copywriter durante los doce meses del año, cuando tan solo te va a hacer falta que te escriba una landing page y un par de anuncios en Facebook Ads.

Gracias a eso, los costes fijos bajan mucho y es más fácil controlar el presupuesto de marketing.

A nivel organizativo también es más fácil y barato gestionar marketing externo porque las tareas se empiezan y se terminan cuando son necesarias, sin tener que hacer encaje de bolillos con las vacaciones de un empleado, los festivos o los puentes.

2.- Zapatero a tus zapatos

La sabiduría popular siempre ha dicho que hay que especializarse en una tarea y que hay que centrarse en lo que cada uno hace bien.

Por eso mismo debes tener muy claro cuál es tu core business y centrarte al máximo en el mismo, sin distracciones ni pérdidas de foco.

Gracias a la externalización se puede colaborar con los mejores profesionales de distintas áreas a un precio más bajo.

Incluso hay muchos profesionales con los que sería imposible contar en plantilla, pero que sí que pueden prestar servicios externos puntuales.

Además, estos profesionales tienen mucha más experiencia, ya que su especialización —su core business— es prestar el servicio para el que le vas a contratar.

Y tanto los freelance como las agencias o las consultoras se preocupan mucho de estar siempre formados al máximo, algo que es mucho más difícil de hacer con trabajadores in company, que forman parte de tu plantilla.

3.- Innovación tecnológica

Gracias al marketing externo se pueden utilizar herramientas que proporcionan grandes resultados sin tener que invertir en ellas.

Por ejemplo: si contratas en tu plantilla a un SEO, no solo debes calcular los costes salariales que supone tener en tu propia empresa a alguien al que no le vas a poder sacar todo el partido, sino que además también tendrás que invertir dinero en las herramientas y aplicaciones que necesita para su trabajo (y que pueden suponer inversiones muy altas).

Todo esto lo puedes evitar si recurres a un SEO externo.

Además, el miedo de muchas empresas al marketing externo es que la solución que les ofrezcan los proveedores sea muy estándar y poco personalizada.

Pero eso es algo que cada vez ocurre menos, porque las empresas de servicios externos son capaces de adaptarse a las necesidades concretas de cada cliente.

Ahora que ya conoces lo beneficioso que es externalizar determinadas tareas de marketing, debes plantearte cuáles son aquellas que puedes cubrir desde tu empresa de forma rentable, y qué tareas específicas y cualificadas sería más conveniente externalizar.

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Carlos Herrero

Autor Carlos Herrero

Co-fundador y Digital Manager de República Coconut. Por la mañana me tomo un café y luego hago cosas.